こんにちは。Gurgaon事務所の仁井（にい）いずみです。
先週、退職者への色紙を買いに雑貨屋に行ってきました。インドの色紙にあたるものは、A3サイズを縦に2枚並べた大きさで、用途に応じたコメントが書いてあります。ハッピーバースデーといった一般的なものから、ボスへの誕生日祝い用、ごめんなさい用、妻への感謝用など様々なものがありました。日本ではあまり見ないので面白く感じました。
さて、人事について採用から退職までの流れと必要なレターをまとめたいとおもいます。
＜事前準備＞
会社理念、行動指針の英語版
組織図
職務分掌
賃金テーブル
給与構成（CTC表）
HR Policy
社員名簿
勤怠管理表
有給申請フォーム
残業申請フォーム
出張申請フォーム
＜採用時＞
Reference Check Sheet：候補者の前職の知り合いなど2名の名前と連絡先を記載させるシート。前職での評価を確認し採用決定の材料とする
Offer Letter：内定通知書。候補者はこれをもって現職へ退職の意志を示す
＜入社時＞
Appointment Letter：試用期間中有効な雇用契約書
Joining Report Form：緊急連絡先など社員情報に必要な情報を収集するためのもの
Applicable Statutory Compliance Forms：PF,、ESI、Gratuity（退職金制度）の申請に必要な情報をまとめたもの
Orientation：組織図、職務分掌の共有、各部署への紹介
Confirmation Letter or Employment Agreement：試用期間明けの通知もしくは試用期間明けの正式な雇用契約書
＜通常の就業時＞
MBO：目標管理シート。会社の方針をベースに、自ら積極的に目標達成を試みているか定期的に確認・促すためのも。インド人シニアに管理させることでシニア教育とする意味もある。
Appraisal Sheet：人事考課シート。結果だけでなく、本社が打ち出す行動指針など行動に対しての評価を入れておくとよい
Increment Letter：昇給通知レター
＜退職時＞
Exit Interview Form：退職理由や会社に対しての意見を記載するもの。
Reliving Letter：退職レター。就業期間、ポジション、業務内容を記載したもの。社員はこれを再就職先へ提出する。無断退職など会社が認めない退職については発行する必要はない。それら条件はHR Policyにうたっておくことが望ましい。
＜その他＞
Warning Letter：違反行為を行った社員に対しての警告レター。次回は解雇もあり得る旨
を記載する。
Termination Letter：解雇通知。
インド人にしっかり働いてもらうためにはインド人の肚に落ちる制度を作る必要があります。これらは最低限必要なものなので、足りないものがあれば補っていきましょう。
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