皆さま、こんにちは。
東京コンサルティングファーム・ハノイ拠点の石川愛美です。
今回は駐在員事務所設立についてお話させていただきます。
駐在員事務所を設立する際、設立の前に知っておかなければならないことがあります。
それは、法人や支店と異なり活動内容が限られているということです。
駐在員事務所は営業活動や売買活動のように営利を発生させるビジネス活動を行うことは認められていません。あくまでも本社の代理人としての活動と限定されています。
また、駐在員事務所を設立する際には条件がございますので確認が必要となります。
本国で会社登記後1年以上の事業活動実績が必須条件となり、
駐在員事務所の活動期間は最長5年と規定されているため、更新の手続きをすることによって延長することができます。
ベトナムで駐在員事務所を設立するためにはベトナムの商工省で、
設立許可証を取得する必要があります。
この取得によって初めて、ベトナムで駐在員事務所として活動することができます。
これに関して日本とベトナムでそれぞれ手続きが必要です。
【日本側の手続き】
1 必要書類の準備
・登記簿謄本（発効後3カ月以内のもの）
・定款（必要ない場合もある）
・決算書（通常は1期分）
・納税証明書（必要ない場合もある）
・銀行残高証明書（必要ない場合もある）
・代表予定者のパスポートのコピー
2 公証役場での認証
・委任状
・印鑑証明書
・登記簿謄本
3 駐日ベトナム大使館での認証
【ベトナム側の手続き】
4 日本で作成した書類の翻訳・公証
5 申請書類の作成
・駐在員事務所設立の申請用紙
・役員会議決書（親会社の駐在員事務所設立の決議書）
・任命状（駐在員事務所代表者の任命状）
・オフィスの賃貸契約書（ベトナムの不動産会社との契約書）
※いずれもベトナム語での作成が必要
6 全書類の準備完了
7 書類の提出、申請～設立許可証取得
8 設立許可証取得後に必要な手続き
・会社印の作成
・納税者番号の取得・登録
・事務所設立の公告
・銀行口座の開設
・活動開始報告書の作成
・雇用契約書の作成
・就業規則の作成
・日本人従業員の労働許可証の取得
・レジデンスカードの取得
・個人所得税の申告
以上のように、駐在員事務所設立の為には
まず設立の条件を確認していただいた上で、
日本側とベトナム側で設立許可証の手続きを行い、
許可証取得後もしなければならない手続きは多くあります。
駐在員事務所の設立手続きが完了するまでにおよそ約6カ月かかると予測されます。
書類の不備などで手続きが遅れる可能性も十分に考えられるため、
余裕を持って計画をされると良いかと思います。
何かご不明な点、ご質問等ございましたらお気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
東京コンサルティングファーム ハノイ拠点
石川愛美
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