皆さんこんにちは。グルガオンオフィスの中道です。
前回のビジネスマナーは遅刻管理についてお話ししました。今回は社内マナーのホウレンソウについてお伝えします。
前回もお話しした通り教育に大切なことは言葉の定義を一致させることです。インド人スタッフにとってそれがインドでは普通だと思っていたり、自分の中ではルール違反をしている意識がなければ伝えなければなりません。
普段意識せずとも日本人なら当たり前のように行ってきた「ホウレンソウ」。それを定義するのはとても難しいことです。そもそもインド人に相手の立場になって考えるというベースがあまり定着していないと何を広めるにも難しさがあるでしょう。
ホウレンソウは報告、連絡、相談の略です。まず「相談」に関して、何か大切なことを決める前に相談する。分からなければ質問する。ただいつもいつも質問されると時間がいくらあっても足りないものです。時には自分で調べる。相談するにも自分の意見を持って話すことが大切です。ただ、調べる、自分の意見を持たせるということはどれだけ伝えてもなかなか定着しません。繰り返し教えることと、ケーススタディーで教えるしかないでしょう。自分が相談したい時に上司がいなかった。ただ戻ってくるまで待つではなく、電話して確認させるとか、その件に関して調べておくとかまずは進んで自ら動くことを教えなければなりません。
次に連絡です。遅刻連絡＋謝罪の重要性は必ず教えましょう。会社のモラルやロイヤリティの問題に発展します。前回もお話ししたようにインドは遅刻に関しての感覚が遅刻と思っていない、またはさほど悪いと思っていないことが多いのです。よって時には連絡も怠ることがあります。そういう場面を発見したら、必ず即座に教育すべきです。自社で行うことは顧客先でも必ず行います。スケジュールが長くなるような仕事や製造のラインのようにひとつながりで他部署が絡む仕事でも連絡は必須です。進捗を伝えることの重要性も伝えましょう。
ここで大切なのは言った言わないという問題ではないと言うことです。相手が理解できているか、その後連絡を受けて動いているかが大切だと言うことです。私は連絡を伝えたので責任を果たしたと仕事を完全に手放すのではなく、その連絡を受けて何かが変わっているかが重要なのです。よって連絡ができたかどうかは相手に伝わり相手がその連絡を受けて行動しているかなど明確なものにした方がいいでしょう。そうすれば連絡をした方も人に対して興味を持ち、時に注意したり、確認したりと言うことが増えます。インド人スタッフが人の仕事に興味をもち、注意ができるようになれば組織はもっとよくなるはずです。
最後に「報告」です。報告は事実のみ簡潔に結論から話すということがポイントになってきます。インド人は自分のいい訳や弁解、意見を含めて報告する場面が多々ありますが、それでは上司の時間はいくらあっても足りないですし、真実や問題の根本に辿り着けません。上司にとっては情報の真意を上手く見抜くということが必要ですが、もっと社員に事実のみを簡潔にという考えが定着すれば、もっと時間を有効に使えるはずです。また報告方法も重要性が高いものに関してはメールにするなど、報告方法もそれぞれの職場や扱う情報によって分けるなど工夫して指示することで良い「習慣」が生まれます。
以上
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