こんにちは、ベトナムのハノイ駐在員の浅野です。
今回のブログでは、駐在事務所の設立手続きについてご紹介します。
駐在員事務所の設立は、商工省に申請します。下記が代表的な申請書類となります。
1. 親会社の登記簿謄本
2. 直近の監査済みの財務諸表
3. 駐在員事務所を設立を決議した役員会の議事録
4. 駐在員事務所所長の委任状
5. 駐在員事務所設立の申請書
6. 事務所の賃貸契約書
7. 駐在員事務所所長就任予定者のパスポートの写し
＊1. 親会社の登記簿謄本、2. 監査済みの財務諸表は、日本の公証役場の公証、外務省の認証、在ベトナム大使館の合法化及びベトナム側の公証役場で公証翻訳を行います。なお。在ベトナム大使館の合法化までは日本語のままで行い、その後、ベトナムの公証翻訳により日本語からベトナム語へ翻訳と公証を行います。法令上は、英語に翻訳後に日本で公証等を行わなければなりませんが、実務上可能となっています。
＊2. 監査済み財務諸表は、親会社が監査を受けていない場合があり、用意できないケースがあります。その場合には、直近の納税証明書の提出によってかえることができます。
＊6. 事務所の賃貸契約書は、日本の親会社と現地の家主と結ぶ場合が一般的ですが、駐在員事務所開設を前提として、駐在員事務所と家主との間で契約を結ぶことも可能となっています。
書類受理後、問題がなければ営業日10日以内に設立許可書が発給されます。申請後に行わなければならない業務としては、事務所印の作成・登録、納税番号の取得(任意)、事業報告書の提出、新聞での公告、銀行口座の開設、駐在員の個人所得税の手続き・ワークパーミットの取得・滞在ビザの取得、現地従業員の雇用となります。
留意点としては、毎年年度末に事業報告書を商工省に提出しなければなりません。また、駐在員事務所のライセンス期間は5年間となっていますので、設立から満5年となる30日前までに延長申請を行う必要があります。
上記は、ハノイでの駐在員事務所の申請が前提となっています。その他の地域で申請される場合には別途ご確認ください。また、追加書類が発生したり、担当官により、手続方法が変わる場合がありますのでご留意ください。
