こんにちは、ベトナムのハノイ駐在員の浅野です。
今回のブログでは、ベトナムにおける法人設立または各種申請に必要な手続きの一部である公証翻訳と公文書の公証済みの写しに関してご説明いたします。
公証翻訳に関してですが、例えば、日本の法人がベトナムに現地法人を設立をする場合の必要書類の一つに監査済みの財務諸表があります。
申請の際にこれをベトナム語に翻訳して提出しなければなりません。しかし、ベトナム語への翻訳は誰でも行ってよいわけではなく、政府指定機関にて行わなければなりません。そして、翻訳と同時に公証も行うことになります。
また、日本語又は英語どちらの書類もベトナム語に翻訳することが可能となります。日本からの手続きの流れとしては、まず、監査済みの財務諸表を日本の公証役場・外務省で公証し、ベトナム大使館で合法化を行います。その後、ベトナムに持ち込み、指定機関において、ベトナム語への翻訳及び公証を行います。
このプロセスを経て、日本において発行された文書が正式にベトナムの政府機関に受理される状態となります。
ここで注意しなければならないことは、どんなに翻訳の量が少なかったとしても2日から3日は時間がかかるということです。あらかじめ期間もスケジュールに考えておかなければなりません。
また、ビザの申請等に必要な書類の要件に公証済みの写しというものがあります。これはどういうことかというと、例えば、滞在ビザの申請の際に現地法人ライセンスの公証済みの写しが求められます。
具体的な手順としては、原本をベトナムの公証役場に持ち込みます。公証役場は、街のいたるところにあります。公証役場は、この原本の写しをとり、この写しに対して公証をします。この写しが公証済みの写しとなります。
注意しなければいけないことは、公証には最低でも半日はかかってしまうということです。一般的には、朝8時に原本を預けて、当日の3時以上の受け渡し、もしくは、その日の午後に書類を預け、翌日の朝10時の受け渡しとなります。
これらは、手間がかかるため、各種申請手続き等を弁護士事務所又はコンサル会社に依頼する場合には、併せてお願いするのが一般的です。
