こんにちは、Tokyo Consulting Firmです。
今回は、フィリピンで書類を使用する際に日本で求められる、公証認証手続き(アポスティーユ認証)ついて、要点をまとめて参りたいと思います。
- フィリピンで現地法人の設立をしたい
- 現地法人の役員変更をしたい
- 租税条約の適用申請をしたい
などなど、さまざまなケースによって、
実際に手続きが始まりますと、
日本にて公証認証(アポスティーユ認証)を行って下さい。
と指示を受けられた方もいらっしゃるかと存じます。
公証認証手続きとは？アポスティーユ認証手続きはなんなのか？
といった部分から、実際にどのような手続きが必要になるのかを、
2部に分けてご紹介して参りたいと思います。
本ページは1部目となりますので、
2部も併せて、ご覧いただけますと幸いでございます。
本ブログでは、
そもそも公証認証(アポスティーユ認証)手続きとは？
といった、”なぜ、この手続きが必要なのか？”という部について、ご説明して参りたいと思います。
まず、日本では、重要な意思決定に係る書類などには、法人印や実印といった《判子》が用いられますが、
海外で判子の文化はなく、代わりに直筆の署名で対応をしていくことが前提としてございます。
しかし、日本国とフィリピン国の両国で書類が行き来する際に、
日本人が、日本で署名した書類をフィリピンに送っても、
フィリピンの公的機関では、本当に署名が本人によるものかを検証することはできません。
署名した書類が、本当に本人が署名を行ったものなのか？
これを証明するために行うのが《公証手続き》というお手続きとなります。
日本で公証人として定められた者の前で、
本人が正式に署名を行い、
”確かに、本人が署名した書類ですよ”という証明を行うことにより、初めて
その書類が有効な公文書として効果が発揮されることとなります。
また、その書面が、海を越えてフィリピンで使用するためには、
更に外務省、提出先国の大使館・領事館の領事等による外国公文書認証が必要となります。
公証手続きが終わった後に更に、2重3重に認証が必要なのか。。。と
非常に手間がかかるように思われますが、
実はフィリピンと日本間では、《外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)》を締結している為、
公証役場に行くだけで、併せて認証(アポスティーユ認証)が完了します。
これらの手順を経て、初めてフィリピンでも使用が可能となる文書となり、
実際のお手続きが完了となります。(※)
(※公証人の認証、外務省の公印確認、アポスティーユの取得を一度に行える公証役場は地域により限られており、対象となるのは東京・神奈川・大阪となっており、それ以外の地域での公証役場ではワンストップでの認証ができません。その場合は外務省・大使館・領事館へ赴き、認証を行っていただく必要がございますのでご注意ください。)
弊社では、お手続きと共に公証認証(アポスティーユ認証)が求められる場合も、
認証手続きのサポートも共に行っております。
次回は実際に公証役場へ行く際の流れやご注意等についてご説明させていただきます。
是非ご覧いただけますと幸いでございます。
弊社は、フィリピンへの進出から、その後の会計・税務・労務・法務まですべて対応しておりますので、お気軽にお問い合わせくださいませ。
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飯田 愛衣未
株式会社東京コンサルティングファーム
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