皆さん、こんにちは。
東京コンサルティングファームメキシコの藤田大です。
今週は業務の標準化について記載します。
質問）
社内での採用活動も落ち着き、
赴任者の交代の時期が近づいています。
この機会に、従業員の各業務についても入れ替えに備えて業務の標準化を進めたいと思っています。
標準化に対しての知識があまりなく、どこから手を付けるべきか、
併せて標準化のサポートをお願い出来ないでしょうか。
回答）
一般的に業務の標準化に必要なものは下記の3点セットです。
・業務記述書
・フローチャート
・リスクコントロールマトリクス
また、業務範囲を規定するジョブディスクリプションも必要に応じて作成する事をお勧めします。
簡単に各項目の説明をすると、業務記述書は、誰が何をするかを文書にまとめたものとなります。マニュアルにも近いですが、一般的には操作方法まで細かく記したものではなく、業務の大枠として手順を記すものとなります。
次にフローチャートは、業務記述書を図でまとめたものとなります。
業務記述書と併せて、作成後に追加するものがあれば、随時アップデートしていく事でより良い社内資料として運用していく事が可能です。
最後に、リスクコントロールマトリクスとは、
何を、どのようにして、業務を進めて行くかを記したものとなります。
ここでは具体的な書類名や、リスクとなる項目を記して運用していきます。
弊社がサポートさせて頂く場合、全体として必要な資料のうち、
現状どの程度の資料が保管されているのか、内容のレビューから、不足資料のご提供等をサポートさせていただく事が可能です。
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