皆さんこんにちは。
東京コンサルティングファームの谷口でございます。
前回に引き続き駐在員事務所（以下、RO）の更新についてご説明させて頂きます。
前回のブログでは大まかなRO更新手続きのフローについて説明させて頂きました。
今回は、更新にあたって必要となる資料についてご説明させて頂きます。
用意する資料は、
1． 日本の親会社側で用意する資料
2． 現地のRO側で用意する資料
大きく2つに大別されます。
それぞれの資料について、以下、詳細となります。
【日本側で用意する資料】
①親会社の登記簿（英訳） ※認証公証の必要あり
⇒「全部履歴事項証明書」と「定款」が必要となります。
②親会社の過去2年分の監査報告書（英訳）
⇒Balance Sheet, Income Statement, Cash flow Statementの3ページと
「独立監査法人の監査報告書」が必要となります。
③カンパニープロファイル（英訳）
⇒会社案内、事業紹介となります。
④現地駐在員の卒業証明書（英訳） ※認証公証の必要あり
⇒大学院、大学、もしくは専門学校といった最終学歴の卒業証明書となります。
英訳されたものが必要となりますので、事前に学校側へとお問い合せいただく必要がございます
⑤現地駐在員のパスポートコピー ※認証公証の必要あり
⇒表紙、裏表紙、空白のページを含む、すべてのページをカラーコピーして頂きます。
⑥公証委任状
⇒第三者へと公証手続きを委任する場合に必要となります。
委任する旨を記載したレターとなります。
⑦Declaration
⇒公証手続きを行う書類を記載した宣誓書となります。
⑧役職証明書
⇒委任状に署名して頂く方の役職証明書となります。
⑨印鑑証明書
⇒公証認証をするにあたり必要となります。
上記は、日本側で用意する必要のある書類となります。
また、⑥～⑨については、公証手続きを委任する場合のみ必要となります。
続いて、現地側で用意する資料となります。
【現地側で用意する資料】
① RO更新の申請フォーム（3部）
⇒以下URLの、申請用紙を3部用意する必要があります。
http://www.mida.gov.my/env3/uploads/Forms/Services/02102012/RERO-2.doc
② 直近1年分の活動報告書
⇒直近1年の間に、マレーシアでどのような活動を行ったかを記載した活動報告書となります。
③ オフィスの賃貸契約書
⇒現在、使用しているオフィスの賃貸契約書となります。
また、契約を有効とするためにはLHDNにてスタンプを押す必要があります。
④ ローカルスタッフのEPFの支払証明書
⇒雇用しているローカルスタッフのEPF（年金基金）の支払証明書となります。
⑤ 現地駐在員のレジュメ
⇒過去の学歴、職歴を記載したレジュメとなります。
以上となります。
ここでの注意点は、①の申請フォーム上6ページの“11. Expenditure”となります。
前回の記載させて頂きました通り、年間の支出がRM300,000以上であることに加え、
その証明として、日本側の親会社もしくは現地の監査法人といった第三者機関に印鑑をおしてもらう必要があります。
マレーシアでは、駐在員事務所として進出されている企業は比較的少ないため、
今回のようなRO更新に係る情報はあまり見受けられないかもしれません。
弊社では、ROの設立及び更新手続きを行っておりますので、
ご質問がございましたら、いつでもお問い合わせ頂ければと存じます。
どうぞよろしくお願い致します。
東京コンサルティングファーム
谷口 翔悟
