こんにちは。ベトナム拠点の清水です。
ベトナムで法人や駐在員事務所を運営している場合、会社設立、各種ライセンス申請、労働許可証の取得などの場面で、日本で発行された公文書、または日本で作成された私文書をベトナムの政府機関へ提出することがあります。
これらの書類をベトナムで使用するためには、現在、日本側で一定の認証手続きを行う必要があります。しかし2026年9月11日にベトナムでハーグ条約（アポスティーユ条約）の効力が発生する予定であり、これにより手続きの簡素化が見込まれます。
1. 現在必要となる主な手続き
まず、現時点で必要となる手続きを、公文書と私文書に分けて整理します。
公文書の場合
日本の公的機関が発行した書類をベトナムで使用する場合、一般的には以下の手続きが必要となります。
- 外務省で公印確認を取得
- 駐日ベトナム大使館で領事認証を取得
私文書の場合
委任状や宣誓書など、日本で作成した私文書については、一般的には以下の流れで手続きを行います。
- 公証役場で公証を取得
- 法務局で公証人押印証明を取得
- 外務省で公印確認を取得
- 駐日ベトナム大使館で領事認証を取得
なお、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府、福岡県など一部の公証役場では、公証から外務省での公印確認またはアポスティーユの取得までを一括して行うワンストップサービスを利用することができます。
2. ベトナムにおけるハーグ条約の効力発生
ベトナムは、いわゆるハーグ条約（外国公文書の認証を不要とする条約／アポスティーユ条約）に加入しており、2026年9月11日より同条約の効力が発生する予定です。
ハーグ条約の適用対象となる国では、提出先国の大使館・領事館による領事認証に代えて、書類の発行国でアポスティーユを取得することで、当該書類を提出先国で使用することができます。
これまでベトナムは同条約の締約国ではなかったため、日本で発行・作成された書類をベトナムで使用する場合、原則として駐日ベトナム大使館での領事認証まで取得する必要がありました。しかし、2026年9月11日以降は、一定の書類について領事認証が不要となり、手続きの簡素化が見込まれます。
3. 2026年9月11日以降に想定される手続き
| 書類の種類 | 現在 | 2026年9月11日以降（想定） |
|---|---|---|
| 公文書 | 外務省で公印確認 → 駐日ベトナム大使館で領事認証 | 外務省でアポスティーユを取得 |
| 私文書 | 公証 → 公証人押印証明 → 公印確認 → 領事認証 | 公証 → 公証人押印証明 → アポスティーユ |
公文書については、原則として外務省でアポスティーユを取得することで、ベトナムで使用できるようになることが想定されます。私文書については、一般的には以下の流れとなります。
- 公証役場で公証を取得
- 法務局で公証人押印証明を取得
- 外務省でアポスティーユを取得
また、ワンストップサービスを提供している公証役場を利用する場合、公証からアポスティーユの取得までを当該公証役場でまとめて進めることが可能です。
4. 企業実務への影響
ベトナムでの会社設立、駐在員事務所の設立・運営、労働許可証の取得などでは、日本側で準備する書類の認証手続きが発生することが少なくありません。
特に、領事認証は、書類の種類や提出先、取得場所によって必要な手続きや所要日数が異なるため、初めて対応する企業にとっては煩雑に感じられることがあります。
今回、ベトナムでハーグ条約の効力が発生することにより、領事認証が不要となるケースでは、手続きの簡素化、所要時間の短縮、実務負担の軽減が期待されます。
ただし、事前確認は引き続き重要です
提出先機関や書類の種類によっては、個別に追加書類や翻訳、特定の形式での提出を求められる可能性があります。実際に手続きを進める際には、提出先機関の要求内容を事前に確認することが重要です。
ベトナムへの進出、法人運営、駐在員事務所運営、労働許可証・ビザ関連手続きなどについてお困りの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
- ハーグ条約（外国公文書の認証を不要とする条約／アポスティーユ条約）：ベトナムにおける効力発生は2026年9月11日の予定
- 上記は執筆時点の情報に基づきます。法律・制度は変更される場合があります。
本記事は、執筆時点（2026年6月24日）の法令・実務情報等に基づいて作成しております。法令改正や行政運用の変更等により、内容が変更となる場合があります。
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