こんにちは。
東京コンサルティングファームメキシコの清水皐でございます。
今週は法定代理人を変更する際に気を付けるべきことについて記載いたします。
質問）
設立時から契約している法律事務所の切替を考えています。
現在弊社の法定代理人は当法律事務所の弁護士の方の名義を使わせていただいているのですが、事務所切替を行う場合法定代理人の変更も必要になってくるかと存じます。
法定代理人の名義を変更する際、特に気を付けなければならない点などございますでしょうか。
回答）
お問い合わせありがとうございます。
法律事務所や会計事務所に所属している社外の人間の名義を借りて法定代理人にしている場合は、事務所切替時に必ず名義変更を求められるため、後々のトラブルを起こさないよう慎重に対応をしていく必要がございます。
手順１：どの登録にその者の名義を使用しているか、を把握する
設立時からの契約ということでしたので、おそらく企業活動に関わるほぼ全ての法的手続きにその者の名義が使用されている可能性がございます。
定款上での法定代理人名義、SAT国税庁、IMSS社会保険庁への登録に加えて、輸入業者登録やオフィス賃貸契約書等、全ての法的書類の名義を確認し、どの名義変更をしなければならないのか予め整理しておくことをお勧めします。
手順２：それぞれの名義変更に何が必要なのか、どの程度の期間がかかるのかを知る
登録先によっては、Web上で簡易的に変更手続きが行えるもの、法定代理人が現地窓口まで出向かなければ手続きを行えないもの等様々ございます。
手順３：可能な限り契約期間中に全ての名義変更手続きが完了するように手配する
メキシコにも数多くある法律・会計事務所の中には、契約期間が終了してしまえばその後一切手続きには関与しないという態度をとるところもございます。その時点で変更手続きが困難となった場合、やむを得ず新規での登録をし直さなければならず、当初の予定より大幅に時間を取られた上、コンプライアンス業務にも支障が出てしまったというケースもございます。
法務事項については、一歩間違えれば会社存続の危機にもなり兼ねないため、専門家にご相談いただいた上で慎重な対応が求められます。
今週は以上となります。
弊社では法定代理人の名義変更など、メキシコ当局の手続き関連に関するアドバイザリーサポートも対応しております。
ご不明な点がありましたら、どうぞお気兼ねなくお問い合わせください。
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株式会社東京コンサルティングファーム メキシコ拠点
清水皐
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