こんにちは、株式会社東京コンサルティングファームの小林です。
前回は、会社の中に「仕組み」を構築する必要が出てくるタイミングについて述べました。
会社組織が社長とその部下という2層から、さらにその下の層ができた3層以上の組織になると、仕組みが重要になります。
そもそも、仕組みとは何なのでしょうか？
私の考える仕組みというのは、いつ誰がやっても一定以上のアウトプットを出せるシステムです。
これを可能にするためには、次の2つのアプローチがあります。
- 勝手にアウトプットされる仕組み
- プロセスのルール化による仕組み
1つ目の勝手にアウトプットというのは、自動化（脱人化）と考えるとわかりやすいのですが、システムやツールなどで、自動で処理がされる仕組みのことです。
ITシステムやエクセルのマクロなどがわかりやすい例です。
これは比較的単純で定型的・反復的に行われる仕事に当てはめやすいものです。
2つ目のプロセスのルール化というのは、うまくいく手順を定めておき、それを全体に適用するということです。
標準化・マニュアル化を行い、それをルールとして全員がその通りに行う規則にするということです。
これは、どうしても人がやらなければならない仕事について当てはめることになります。
こう考えると、1つ目の仕組みをまずは企画し、そこに当てはまらないもの、予算などの制約で実装できないものは2でカバーするようにするとよいと言えます。
2つのメリット・デメリットを考えていきましょう。
自動化：
- メリット・・・人為的ミスが起きない、人件費削減、遠隔地間の情報連携などの物理的障壁に強い
- デメリット・・・経済的コストがかかる、実装までに時間がかかる、設計変更に弱い、複数システムの統合が難しい
ルール化：
- メリット・・・コストが比較的安い、ルール変更が容易、業務ごとのルールを統合し全体最適を図りやすい
- デメリット・・・ルール通り実施されているかの検証が必要、マニュアル化などの担当者の負担増、規程や文書の管理が煩雑
こうしたメリットを最大限に生かしながら、デメリットをカバーする運用を考えた上で、会社の仕組みを企画していく必要があります。
次回は、会社の職種や職位それぞれにおいて、どのような仕組化をしていくべきかを考えていきたいと思います。
以上、お読みいただきありがとうございます。
