ペーパーレスの時代の波は確実にシンガポールにも押し寄せており、政府関連の書類で求められる資料も、徐々にスキャンコピー（Soft Copy）に変わっていっています。
しかし、一方ではまだまだ根強く残る書類主義的慣行があり、「原本（Original）」や「プリントアウト後の署名済み書面（Hard Copy）」の提出が求められる手続きは非常に多いです。
今回は、もしかしたらあまり知られていない、シンガポールの「ペーパーレス化」事情をお伝えします。
ビザの申請は書類いらず！
通常、どこの国でもビザを入手するのは大変で、たくさん書類を抱えて大使館に行ったりするものですが、シンガポールでは国内で身体情報（Biometric Data）を登録する必要があることを除いて、ほぼペーパーレスです。
就労ビザ（ＥＰ）はＥＰ onlineというサイトでオンライン申請となり、パスポートと学歴証明書のスキャン画像を添付する必要がありますが、原本は必要ありません。
ただし、身体認証の際には学歴証明書の原本、または鮮明なハードコピーを持ってくるように言われるケースがあるため、注意が必要です。
一方、観光ビザ（ＳＴＶＰ）は現在、シンガポールへ向かう航空機内などで配布される入国カード（Disembarkation/Embarkation Card）に記載された情報に基づいて発行されていますが、ビザ自体は実体がありません。
この入国カードもペーパーレス化が検討されています。
具体的には、スマートフォンアプリなどで入国カードに記載する情報を入力し、簡単なＩＤ番号が発行される仕組みですが、こちらが現在試験導入中。
出国前に記入できる点、グループ単位で入力できる点などに期待が寄せられています。
会社と銀行関連の書類はまだまだ大変
シンガポールでの会社の設立・登記と銀行口座開設の際には、まだまだ山のように書類の提出が求められます。
ほとんどすべての会社で、登記関連の書類は会社秘書役へ提出することになりますが、そこでの書類の管理は原則すべて原本です。
登記情報が記載される取締役と、最低１名は求められる個人の代表株主についてのパスポートコピーと住所証明、また法人株主の場合の登記簿謄本や株主名簿などは、どうしても紙媒体で原本の提出が必要になります。
ただし、年次株主総会（ＡＧＭ）に関しては、昨年シンガポール会社法に以下のようなルール変更がありました。
「株主が一致して取締役会決議に同意すれば、ＡＧＭを省略することができる。」
これは、これまでのように、書類の上だけでもＡＧＭが開催された形式にするため、ＡＧＭ議事録に代表株主の署名を行うよう義務付けられていた点、取締役会の決議書をメールで回覧し、署名を取り付けてスキャンコピーを提出すれば、それでＡＧＭに代えることができるというものです。
監査の書類もまだ大変
シンガポール会社法に則り、年次で提出が求められる財務報告書の監査の際には、非常に多くの書類が必要になります。
監査報告書にさしはさむページはもちろん、その他の確認書類もその多くが代表者の署名を必要とし、原本の提出が求められます。
ただし、買掛金、売掛金の確認書類や関係者間取引確認書類については、最終確認者から監査人あてに直接メール送信されれば、原本の提出は必要でなくなるケースがほとんどです。
税務申告はほぼ書類いらず
シンガポールの税務署である国内歳入局（ＩＲＡＳ）は、早くからペーパーレス化を進めており、オンラインで申告できるMyTax Portalが幅広く利用されています。
会社側で申告するもの、個人が申告するもの、代行業者が申告するものと、みっつのメニューに分けてログインできるようになっており、それぞれが個人ないし会社のログインＩＤを持ってワンタイム認証を行えば、オンラインで申請できることになっています。
ただし、企業が従業員に対して配布するＩＲ８Ａ、ＩＲ２１などの書類は、原則的にプリントアウトされ、代表者が署名したものを手渡しすることが必要なので、注意が必要です。
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