いつもお世話になっております。東京コンサルティングの早川でございます。前回から2回にわたって、年次株主総会における年次報告書および監査報告書の取り扱いに関してお客様から頂いたご質問を紹介しております。
＜ご質問②＞
会計監査報告書を含む年次報告書を株主総会へ提出するのは会社法で義務付けられていますが、これらは形式が決まっているのでしょうか。例えば冊子の状態にして表紙かどこかに株主によるサインをさせるのでしょうか。
＜回答②＞
特に形式が決まっている訳ではございません。一般的には総会議事録をとってそれに各株主代表が署名されます。
・監査報告書に関してはそれ単体で冊子化され、取締役によって署名され、株主総会議事録にて「監査報告書を承認する」という旨を記載し各株主代表が署名されます。
・事業報告などそのほかの承認事項を記録として残しておきたい場合は、バインディングし、議事録を表紙またはその次のページに置きサインをする、という方法があります
※確認する当局が特にないため、冊子レベルにせず議事録のみでの用意でも指摘されるリスクはほとんどございません。後は貴社内でどれだけ記録をきちんと残しておきたいか次第でございます。
ご参考になれば幸いです。
早川 桃代
