会社を設立して数年が経ち、企業規模が多きっくなってくると、今まで、外部の会計事務所に会計・税務処理を依頼していたが、自社で会計担当者を採用し“内製化”を考える企業も出てくるのではないでしょうか。
原則的には、取引量が増えてくれば、会計処理する件数も増えてきますので、会計事務所としてはより多くの時間をかけることになるため、サービスフィーを高くする必要が出てきます。そのため、企業側としては「自社で担当者を採用して、社内で処理を行った方がよいのか。それとも今まで通り、外部へ依頼した方がよいのか」を考えるようになるでしょう。
結果として、自社で担当者を雇って処理をするという決断をした場合は、それまでの会計データの受渡しをしっかりと行う必要があります。
後々になってから、「○○○のデータがない」ということに気付いてしまうと、外部事務所の当時担当していた者がいなくなっており、“データそのものが無かった”といったこともあり得るからです。
私見ではありますが、メキシコ人の多くは全体から物事を考える、といったことが苦手なように思います。
ゴールから逆算して、
「いつ・どこで・誰が・何を・どのように必要とするのか」
という発想で物事を考えるのではなく、
「スタート地点からゴールに向かって、ひとつひとつのステップを積み上げていく」
という発想で物事を進めるのです。
そのため、事前に準備をするのではなく、その瞬間になって「○○が必要」ということが多く出てきます。事前に準備をしておけば、手続が止まらなかったにも関わらず、その場その場で対応するため、余計に時間がかかってしまうのです。
さて、話を戻しましょう。
今回は業務を移行する話ではありますが、その際に気を付けなければならない点は、以下のです。
・事前にどの情報が必要になるのかをリスト化し、受け取れる情報と受け取れない情報をはっきりとさせる。また、受け取れないかった場合はどのように対応するのかを決める
・引継ぎを行うギリギリになってからデータを受取るのではなく、現状のものでもよいので、確認も兼ねて事前にデータを受取るようにする。
少なくても業務を移行する際には、この2つのポイントは押さえておきましょう。
業務移行時に必要な情報は決まっていますが、相手によっては情報として開示できない。
もしくは、権限者の変更を依頼されるケースもあります。
もし、業務の移行を考えているのであれば、早めに動くことが大切です。
株式会社東京コンサルティングファーム メキシコ拠点
黒岩洋一
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