こんにちは、株式会社東京コンサルティングファームの小林です。
誰でも自分が今やっている仕事を、ずっと一生続けていこうとは考えてはいないと思います。
そこで、今やっている仕事というのはいずれ誰かに引き継がれるものであるという前提をもっていなければなりません。
この引継ぎがうまく行かなければ、いつまでたっても自分の手から仕事は離れていきませんし、折角自分が経験し学んできたものを、組織に還元して、より多くの人ができるようになっていくという組織の成長にもつながりません。
そこで、今更言わずもがなですが、仕組みがきちんと運用されるため、もしくは自分の仕事を確実に引き継いでいくためには、マニュアルを作っておくことが非常に大事になります。
そして、マニュアルを作ることが、自分の仕事をある意味さらに体系化できることにもつながります。
基本的にマニュアルは、その仕事を初めてやる人に向けて作りますので、5W1Hを明確にしなければなりません。
目的や具体的な手順がはっきりと明確になっている必要があります。
逆に、そこが明確にできるということは、その仕事の本質が見えているということになるわけです。
マニュアルを作るという上でもう一つ大事なのが、読まれるマニュアル、使われるマニュアルにしていくということです。
残念ながら、当社にもマニュアルの屍とも言うべきものが、たくさん社内サーバーに残っています。
読まれる、使われるマニュアルとは、簡単に言えば「オフィシャル」であり、「バージョンアップ」しているものです。
どこの誰かが勝手に作って、勝手に保存しているマニュアルなんて、他の誰も見ないはずです。
そして、自分自身も見なくなり、追憶の彼方へ・・・てなものです。
オフィシャルにならなければ意味がありません。
では、どうすればオフィシャルになるのか？
それには2つのメソッドがあります。
①作ってからできるだけ早くに衆目に晒されること
②全体のシステムに紐づける
①は、そもそもマニュアルというものが引継ぎ時にのみ使われるという誤解があります。
そうではなく、今の仕事のやり方が本当に正しいのか？を周りに問いかける、或いは自分が今こういう考え方、仕事の進め方でやっているということを知らしめるという中で、マニュアルを使うことです。
②は、会社全体のマネジメントシステムの中で生きるものとして作ることです。
システム（system）＝相互に影響を及ぼしあう要素から構成される、まとまりや仕組みの全体。（Wikipedia参照）
つまり、上流下流といった、相互に影響を及ぼすものを意識して、自分の業務を可視化していくということです。
もう1つは、常にバージョンアップしているということです。
全ての仕事で基本書となるマニュアルに立ちかえり、ルールや方法が変わればマニュアルもそれに合わせて改訂していくということもまた、目立たないところですが非常に重要になります。
情報には、フロー（絶えずその場で現れては流れていくもの、ニュースなど）とストック（蓄積されていくもの、データベースなど）があります。マニュアルについても、フロー情報として、こうするああするといったものがどの会社にもたくさんあると思いますが、これをストック情報としてまとめ、実践し続けられる形に持っていくということを誰かがやっていかなければなりません。
以上、お読みいただきありがとうございます。
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株式会社東京コンサルティングファーム
小林 祐介
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