皆様、仕組み化をすると言ってどう考え、どう行動しているでしょうか？
仕組み化の定義は、『いつ、どこで、誰がやってもできる状態にする』ことです。
このように、仕組み化はメリットが多く仕組み化を進めていきたい企業は多いと思います。（仕組み化をやめたい。したくないって企業は、正直聞いたことがありません笑）
企業においては仕組み化をすることによって、成果が出なければいけません。
成果とは、
成果＝戦略×実行
であり、仕組み化をすることによって、生産性が上がり実行量が増えます。
生産性が高まるというのは、そもそも業務が属人化している場合、人によって実行量に差があります。これをならす役割が仕組み化です。属人化している優れた人のやり方を標準化し、誰でも同じように成果を上げることができます。
では、仕組み化をしていこうとなり、皆様どこから手をつけますか？
会社の業務を重要性と緊急性に分けた場合に、どこから手をつけますか？
視点としては、組織としての最重要事項からやっていくのと、頻度の多い業務からやっていくものに分かれると思います。
- 頻度の多い業務は、緊急性が高いが重要性が低い業務で、誰でもできるようになると効率が上がることで生産性に大きなインパクトがあります。
- 最重要事項は、組織において重要だけど緊急性が低いものとなり、一般的にはやったほうが良いけど後回しになりがちな所です。
私はこの2軸から仕組み化を進めていくのだと考えております。
- 頻度からの仕組み化は、安定性。
- 重要性からは、成長性と収益性。
を高めます。
では、もう少し明確にどの業務をどのように仕組み化するのでしょうか？
まず、
1.業務の見える化をします。
闇雲に今の業務を仕組み化しては、無駄な業務まで仕組み化しなくてはいけません。
そのために、その業務をなぜするのか？何をするのか？どのようにするのか？を考え、棚卸しが必要となります。
2.標準化をします。
ここでは、その業務の一番良い方法を考えます。2種類のやり方がある状態は作業に無駄が生じます。
3.ここまで来てから、マニュアル化です。
文字起こしをし、誰でも明確に理解できるようにします。マニュアル化というとここからスタートしてしまう方が多いです。
4.ツールを使って管理する。
人に頼るとは、その人の能力・モチベーション・記憶に依存することとなり、繰り返し行うことが難しいです。
そのため、人の力に頼らずともできる状況にすることが必要となります。
システムツールを利用することで、その業務の始まりと終わりでアラートをかけることができます。
また、これを誰か1人がやっても意味がなく、社員全員ができるように組織を作る必要があります。
これを持って仕組み化をしていく必要があります。
要は社員に納得し、行動してもらうためにも、仕組み化の目的とやり方を理解する必要があると言う事です。
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株式会社東京コンサルティングファーム
名古屋支社長
柴田 雄海
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