【SNSをめぐる労務管理】

お世話になっております。

東京社会保険労務士法人の藤森です。

 

今回のメルマガのテーマは「SNSをめぐる労務管理」についてです。

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目次

一.SNSをめぐる現状

二.SNSにまつわるトラブル

三.トラブルの予防策

四.東京社会保険労務士法人にできること

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一.SNSをめぐる現状

個人間の利用、また企業が販売促進を目的にSNSの活用が普及している中、従業員による不適切な情報が発信により企業が被害を受け、信頼回復に多くの労力とコストをかける状況が生じています。事態が重大になった際は、従業員本人のみならず企業も責任を問われる場合もあります。

一度拡散したSNS上の情報は容易に削除できるとは限らず、統制が効かないを前提に、従業員によるSNS等の使用に関して、企業は労務管理体制を整備し、実施することが重要であるといえます。

 

二.SNSにまつわるトラブル

SNSに伴って生じるトラブルには、下記のように様々な類型があります。

【会社の機密情報の漏えい】

投稿した写真に会社の機密情報が映り込み意図せず漏えいするケースと守秘義務違反にあたる業務内容を軽い気持ちで投稿し漏えいするケースがあります。

 

【顧客情報(個人情報等)の漏えい】

社会的に大きく話題になったケースとしては芸能人の来店状況の書き込み等があります。

 

【不適切な業務遂行に関する記載】

冷蔵庫に従業員が入った写真の投稿等、飲食業や小売業で特に衛生等に関する信用を毀損するトラブルが主なケースです。

 

【誹謗中傷に関する記載】

従業員が使用者や従業員を誹謗中するケースと第三者への誹謗中傷するケースに大別されます。

 

【私的な行為・意見表明等の掲載によるトラブル】

権利侵害、差別、不謹慎な意見を投稿するケース、飲酒運転など違法行為を投稿するケース、殺害予告といった投稿自体が違法となるケースがあります。

 

【SNSを利用したコミュニケーション(友達申請、メッセージ等)によるトラブル】

SNSに従業員間のトラブルが持ち込まれる、あるいはSNS上のコミュニケーションに業務上の上下関係が影響し会社がトラブルの結果について法的責任を問われるリスクがあります。

 

【業務でのSNSの利用に関するトラブル】

Facebookにおける「いいね!」を業務命令として発するケースや就業時間外のSNS上の業務に関するコメントをやり取りするケース等があります。

 

【SNSの特性・脆弱性(アカウントの乗っ取り等)に基づくトラブル】

LINEのアカウントの乗っ取りにより取引先に無作為なスパムメッセージが送信されるケースや社内のプロジェクト共有のためにFacebookを利用し情報漏えいするケースなどがあります。

 

【会社の公式アカウントにおけるトラブル】

公式アカウントで政治的又は賛否が分かれるテーマに関する投稿を行い、炎上を招くケース、自社の商品紹介のため雑誌の誌面のスキャンや記事の引用によって著作権侵害となるケース、時間外のSNSの更新業務により残業代が請求されるケース等があります。

 

三.トラブルの予防策

SNSをめぐるトラブルが目立つようになり、従業員個人だけでなく企業の責任が問われるようになってきています。SNS利用に伴うリスクを予防するため下記のような方策があります。

【規定の整備】

  • 就業規則

従業員がSNS上で問題行動をとった場合、当該従業員に対する人事措置を検討することになります。重大な問題行為であれば懲戒処分や場合によっては解雇を検討する余地もありますが、従業員に不利益な人事措置を行うには、就業規則上の根拠が必要になる場合があります。懲戒の事由及び種類を定め、SNS上で問題行為を行った従業員に対する人事措置をとれるようあらかじめ規定しておく必要があります。

就業規則ではSNSの細かな点に踏み込んだ規定を設けるのは避け、一般的な規定にとどめることが適切と考えられます。

 

  • ガイドライン

SNSの利用に際し不用意な行為をとると従業員が予想を超えて重大な事態が生じ、本人や会社に不利益を被る可能性を認識してもらい、そのような事態を防ぐ目的でガイドラインを作成します。会社が従業員に対しSNSを私的に利用する際に注意してほしい事について考え方をまとめたものです。SNSをめぐる利用の傾向やサービスの変化に応じて更新できるよう「就業規則ではない」という位置づけで作成します。ガイドラインに基づいて直ちに懲戒処分等の人事措置を行うことはできませんが、周知することによって問題が起きた際に「ガイドラインで行うべきでない行為を知っていたはずなのに行った」として、人事措置を行うことが可能になります。

 

  • ソーシャルメディアポリシー

ソーシャルメディアポリシーは社外に対し、企業のSNSに関する考え方や従業員のSNSにおける対応等を公表するものです。ポリシーを制定することで、SNSに関する事項について真摯に取り組んでいる企業としてアピールするとともに、従業員が問題行為をとった場合でも企業としてできるだけの予防策をとっていたことを説明する根拠として用いることができます。外部に向けたもののため、当該ポリシー自体が従業員に対しての法的効力はありません。

 

【社員教育】

SNSにまつわるトラブルは、従業員が自分のSNSの利用が法的な問題があると認識がなかったケースが多くあります。そこでどのような行為が法律に違反する恐れがあるのかを理解してもらうことがトラブル防止に役立ちます。またSNSに特化した誓約書を従業員に署名してもらうことで、事実上の抑止的効果が期待できるほか懲戒処分等の措置を可能とする有利な根拠の一つとなります。

 

  • 社員研修

研修は、新入社員の研修期間時や同業他社などでSNSのトラブルがニュースで報じられた時期が効果的です。また会社に及ぶリスクばかりを説明し、会社の利益保護を強調しすぎることお説教のような印象が強まり、従業員も他人事のように聞き流してしまう恐れがあります。そのためSNSトラブルによる従業員自身に生じる不利益について具体例を交えて説明し、自分の身を守るための研修というスタンスを目指すのが望ましいとされます。

 

  • 誓約書

内定・入社時の取得や社内研修時での取得しによって従業員の意識を高めるうえで効果的です。SNSのトラブルは、アルバイト社員や派遣社員による事例も相当数あるため、正社員や契約社員のみでなくアルバイト社員や派遣社員から誓約書を取得しておくのが適切です。

 

四.東京社会保険労務士法人にできること

起因するトラブルに対して、企業としてどう対応するかを明確にする規定作成や就業規則の改定のサポートを行うことができます。お悩みのことがありましたらお気軽にご連絡下さい。

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【発行】 東京社会保険労務士法人

【担当】 藤森 聡子

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